Rozliczanie dotacji-od czego zacząć
Finansowanie

Rozliczanie dotacji-od czego zacząć?

Wbrew obiegowej opinii rozliczanie projektu rozpoczyna się już w momencie otrzymania dotacji. Dlaczego? Ponieważ każdy, kto podpisuje umowę o wsparcie zobowiązuje się do prawidłowego rozliczenia projektu i oświadcza, że zna zasady dotyczące jego rozliczenia. Przeczytaj poniższy artykuł, aby dowiedzieć się jakie dokumenty są istotne przy realizacji projektu oraz jakie problemy miewają realizatorzy projektów.

Rozliczanie dotacji-od czego zacząć?

Podstawowym dokumentem, z którego treścią każdy powinien się zapoznać jest najczęściej przewodnik po programie, w ramach którego realizujemy projekt lub regulamin danego konkursu. Ten najbardziej ogólny dokument zawiera m.in. cele programu, informacje o akcjach realizowanych w ramach programu, mechanizmach selekcji wniosków, określone priorytety i cele horyzontalne oraz uregulowania finansowe i prawne.

Umowa i wytyczne

Równie istotne są postanowienia umowy zawieranej z grantodawcą. Tam znajduje się doprecyzowanie zasad prezentowanych w przewodniku lub regulaminie oraz specyficzne dla danego projektu informacje, takie jak okres kwalifikowalności kosztów, sposób finansowania i ustalenia dotyczące płatności. Często są one podzielone na warunki ogólne i szczególne. Te pierwsze są wspólne dla danego typu projektów, natomiast te drugie dotyczą konkretnego beneficjenta. Podpisanie Umowy jest jednoznaczne z zaakceptowaniem jej załączników m.in.: formularzy sprawozdań i zasad finansowania, których treść powinna być znana każdej osobie zaangażowanej w projekt. Grantodawcy często tworzą dokumenty uszczegóławiające powyższe regulacje zwane wytycznymi czy mini-przewodnikami.

Problemy beneficjentów

Beneficjenci, którzy otrzymali dofinansowanie, powinni znać treść dokumentów wymienionych powyżej. Znajomość zasad rozliczania powinna skutkować stworzeniem poprawnego raportu, w którym koszty zaraportowane = koszty uprawnione. Dlaczego jest inaczej? Przyczyn może być wiele, jednak warto zwrócić uwagę na kilka najczęściej sygnalizowanych przez beneficjentów problemów:

  1. Brak skutecznego przepływu informacji wewnątrz struktury organizacyjnej beneficjenta, pomiędzy (merytorycznym) koordynatorem projektu a księgową (lub osobą odpowiedzialną za rozliczenie).
  2. Rotacja koordynatorów projektu i brak szczegółowej wiedzy na temat projektu, problemów i zmian w stosunku do wniosku.
  3. Brak wiedzy o sposobie rozliczenia projektu.

Wydawać by się mogło, że rozwiązaniem problemu jest wskazanie źródeł wiedzy na temat projektu (regulaminu, umowy, wytycznych).  W praktyce okazuje się, że nie jest to jednak takie proste. Prezentowane powyżej dokumenty stanowią podstawę do prawidłowego rozliczenia projektu, nie zastąpią jednak doświadczenia. Doświadczenie to można zdobyć samemu, jednak realizując swój pierwszy projekt, warto zasięgnąć porady w instytucji grantodawcy, porozmawiać z innymi beneficjentami lub zgłosić się do organizacji, która kompleksowo wspiera cały proces związany z pozyskaniem i rozliczeniem dotacji.

Przeczytaj też artykuł o najczęściej popełnianych błędach przy rozliczaniu dotacji

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *