Rozliczanie dotacji-najczęstsze błędy
Finansowanie

Rozliczanie dotacji-najczęstsze błędy

Rozliczanie dotacji-najczęstsze błędy

W momencie podpisania umowy dotacyjnej beneficjent bierze na siebie szereg nowych obowiązków. Jeżeli będzie postępował zgodnie z warunkami umowy i wytycznymi rozliczy projekt bez większych kłopotów, jednak skoordynowanie wszystkich warunków narzuconych przez grantodawcę bywa skomplikowane. Na co szczególnie należy zwrócić uwagę? Zapraszam do przeczytania artykułu, rozliczanie dotacji-najczęstsze błędy.

Okres trwania projektu

Rozpoczęcie projektu nie może mieć miejsca wcześniej niż złożenie wniosku o dofinansowanie. Dość powszechna jest sytuacja, w której ubiegamy się o dotację, gdy podjęto już działania związane z projektem, np. dokonaliśmy ustaleń podwykonawcą lub zapłaciliśmy zaliczkę. Niestety, taki falstart pozostawia najczęściej ślad w dokumentacji.

Terminy

Należy bezwzględnie przestrzegać terminów zapisanych w umowie. Dotyczy to okresu rozpoczęcia projektu, okresu kwalifikowalności kosztów czy dat składania raportów. Wszelkie zmiany w tym zakresie wymagają zwykle aneksu do umowy. Powszechnym błędem jest przedstawianie do rozliczenia kosztów poniesionych po terminie. Dotyczy to często kosztów osobowych, ale też płatności za fakturę. W przypadku faktury pamiętajmy, że koszt poniesiony jest w momencie zapłaty – w przypadku faktury przelewowej liczy się data przelewu. W przypadku kosztów osobowych, jeżeli są one rozliczane brutto, weźmy pod uwagę daty przelewu składek, które często dokonywane są dopiero w następnym miesiącu od wypłacenia pensji.

Wyodrębniona ewidencja księgowa

Aby w przejrzysty sposób przedstawić kontrolującym koszty związane z projektem, powinien mieć on wyodrębnioną ewidencję księgową. Zdarzenia związane z projektem najlepiej zapisywać na odrębnym koncie księgowym. Takie działanie wymaga często aktualizacji polityki rachunkowości.

Wybór oferentów

Po otrzymaniu dotacji beneficjent musi stosować się do określonych procedur związanych z wyborem dostawcy dóbr i usług, poza przepisami prawa krajowego warto zapoznać się także z dyrektywami unijnymi (jeżeli dotacja jest ze środków unijnych). Ważna jest przejrzystość procedur i kryteriów doboru podwykonawców oraz kompletność i spójność dokumentów.

Przekazywanie informacji

Ogromne znaczenie dla prawidłowego rozliczenia projektu ma znajomość obowiązków należących do beneficjenta, a wynikających m.in. z umowy dotacyjnej. Warto wybrać jedną osobę z organizacji, która będzie koordynatorem projektu. Wówczas, to koordynator odpowiada za wypełnienie warunków narzuconych przez grantodawcę oraz spójność i kompletność dokumentacji projektowej. Takie działanie pozwala ograniczyć ryzyka związane z nieodpowiednim przepływem informacji. Poza tym, na etapie rozliczenia mogą pojawić się wątpliwości wymagające wyjaśnienia grantodawcy. Aby klarownie przedstawić sytuację, trzeba wiedzieć gdzie szukać informacji i jakimi dokumentami się wesprzeć w wyjaśnieniach.

Braki w dokumentacji

Braki w dokumentacji potwierdzającej poniesienie kosztów nie mogą się zdarzyć. Rzadko kiedy grantodawcy akceptują dokumenty zastępcze, a jeżeli już to najczęściej trzeba wystąpić o z=odrębną zgodę i przedstawić szczegółowe wyjaśnienia. Warto zapoznać się szczegółowo z listą wymaganych dokumentów potwierdzających i sztywno się jej trzymać. Jeżeli koszty rozliczamy po kosztach rzeczywistych, wówczas najczęściej dokumentem potwierdzającym jest dokument księgowy, np. faktura VAT wraz z dowodem zapłaty (uwaga! Faktura zaliczka czy proforma nie będzie wystarczająca!). Jeżeli rozliczamy koszty ryczałtowe, wówczas dokumentem potwierdzającym będzie inny dokument wskazany przez grantodawcę potwierdzający zdarzenie. Weź pod uwagę, że grantodawca może wymagać innych, dodatkowych dokumentów niż te, wymagane przepisami prawa krajowego.

Opisy dokumentów

Opis dokumentu stanowi istotną informację o kwocie sfinansowanej z projektu. Grantodawcy przykładają dużą wagę do poprawności treści opisu. Bywa, że jest to konkretna „formułka”, jeżeli tak – sugerujemy się do niej bezwzględnie stosować.

 

Wiele z tych błędów można korygować na etapie realizacji projektu. Z pewnością lepiej zapobiegać niż leczyć i wprowadzić w organizacji określoną procedurę sprawdzania dokumentacji projektowej pod kątem wytycznych grantodawcy. Jeżeli do gromadzenia i sprawdzania dokumentacji przystępujemy pod koniec trwania projektu, tuż przed deadlinem, może się okazać, że będzie nas kosztować wiele nerwów. Dlatego o rozliczeniu projektu warto myśleć już na początku otrzymania dotacji.

A jakie są Twoje doświadczenia w rozliczaniu projektów?

Przeczytaj też od czego zacząć rozliczanie dotacji

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *