elektroniczne faktury, komputer
Aktualności Technologie

Faktura ma być tania i szybka | Elektroniczne faktury

Szacuje się, że w Polsce każdego roku w obiegu jest około półtora miliarda faktur. Ich prawidłowe wystawienie, przesłanie oraz odebranie i zaksięgowanie generuje niemałe koszty. Przyszłością rachunkowości mają być elektroniczne faktury. Komisja Europejska zamierza uczynić z nich za dwa lata główne narzędzie rozliczeń. Oznacza to, że czasu na przygotowanie jest bardzo mało, zwłaszcza że polscy przedsiębiorcy do nowych rozwiązań przekonują się powoli.

Europejska dyrektywa o e-fakturowaniu

Aż ponad 84% faktur w Polsce wystawia się w papierowej formie, zazwyczaj jako zwykły PDF, który z automatyczną, elektroniczną fakturą wymaganą przez UE nie ma nic wspólnego. Od 27 listopada nasz kraj zaczyna wdrażać europejską dyrektywę o e-fakturowaniu w zamówieniach publicznych. Nakazem przyjęcia takiego dokumentu będą objęte m.in. jednostki samorządu terytorialnego, publiczne uczelnie i zakłady opieki zdrowotnej, państwowe i samorządowe instytucje kultury, a także komunalne towarzystwa budownictwa społecznego. Jedynym wyjątkiem będzie elektroniczne fakturowanie w zamówieniach objętych tajnością ze względu na ochronę bezpieczeństwa państwa. Zanim jednak pierwsze faktury popłyną sieciowym strumieniem, będzie jeszcze kilka miesięcy na właściwe przygotowanie. Ustawa zacznie obowiązywać od 18 kwietnia 2019 roku.

Korzyści automatycznej faktury

Tomasz Kuciel, prezes zarządu Edison SA uważa, że nowe regulacje będą przełomem regulacyjnym, który spowoduje, że firmy będą częściej i chętniej stosować automatyczne, elektroniczne faktury. To z kolei zniweluje przesyłanie dokumentów księgowych w postaci papierowej czy plików PDF. Skorzystają na tym wszyscy, bo automatyczna faktura pozwala na odbiór i przetwarzanie dokumentów księgowych praktycznie bez ingerencji człowieka. Oznacza mniej błędów, znacznie niższe koszty obsługi i znaczące przyśpieszenie całego procesu. Z naszych doświadczeń wynika, że możliwe jest skrócenie obiegu faktur nie dwukrotnie czy nawet dziesięciokrotnie. Czas można skrócić nawet blisko 400 – krotnie. Według wyliczeń firmy Edison, przedsiębiorca wystawiający miesięcznie 500 e-faktur, może zaoszczędzić rocznie 20 dni pracy i prawie 10000 zł na materiałach i energii.

E-faktury w statystykach

Główny Urząd Statystyczny sprawdził ile firm prowadzących działalność w 2017 roku miało do czynienia z e-fakturami. 35,5% z nich zadeklarowało, że odbiera dokumenty do automatycznego przetwarzania. Zdecydowana większość, bo aż 94,3% firm przyjmuje dokumenty, które z automatyzacją nie mają nic wspólnego. Faktury w formacie PDF wymagają wydruku i z tego powodu są droższe w obsłudze niż te papierowe. Prawdziwa e-faktura pozwala do minimum ograniczyć nakład pracy niezbędnej do ich przetworzenia. Proces przekazywania informacji między systemami IT nadawcy i odbiorcy odbywa się automatycznie. W ten sposób minimalizuje się ryzyko błędu, a dokument jest szybko odebrany, odczytany i zaksięgowany – komentuje Tomasz Kuciel.

elektroniczne faktury

Najgorzej w zestawieniu GUS prezentują się małe przedsiębiorstwa zatrudniające od 10 do 49 pracowników. Z badania wynika, że 34% z nich odbierało „właściwe” e-faktury. Odsetek wśród średnich przedsiębiorstw był trochę wyższy i wyniósł 41%. Brylują w tym zestawieniu duże firmy zatrudniające minimum 250 osób. Ich wynik w podsumowaniu wynosi 46%. Tomasz Kuciel jednak nie do końca daje wiarę temu zestawieniu. Jego zdaniem zastanawiający jest duży procent potwierdzających odbieranie automatycznych e-faktur. Nasze wieloletnie doświadczenie w branży Elektronicznej Wymiany Danych pokazuje, że czasem przedsiębiorcy błędnie deklarują w takich badaniach swoje działania w tym zakresie. Wynika to z braku zrozumienia tematu i mylenia elektronicznych e-faktur z plikami PDF. Tak długo jak faktura będzie przekazywana jako załącznik do e-maila, to jej wartość będzie niewielka.

Główny Urząd Statystyczny sprawdził także ile przedsiębiorstw wystawiało e-faktury dla innych firm lub administracji publicznej. Tylko niewiele ponad 13% z nich deklaruje, że wysyłało dokumenty w formatach EDI, UBL lub XML, czyli idealnych do automatycznego przetwarzania.

Elektroniczne faktury – prognozy

Komisja Europejska w 2010 roku opracowała prognozę dotyczącą korzyści z zastąpienia faktur papierowych elektronicznymi odpowiednikami. Wyliczenia zakładały oszczędności 240 miliardów Euro w ciągu 6 lat. Ponadto europejscy urzędnicy prowadzili latem tego roku konsultacje publiczne z ekspertami i podatnikami ws. osiągniętych do tej pory założeń, oczekiwań i potrzeb zainteresowanych podmiotów. Pozwoliło to Brukseli na lepszą identyfikację problemów wynikających ze stosowania e-fakturowania na terenie państw członkowskich.

Michał Świętosławski

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *